ГО «Агенція місцевих ініціатив» оголошує тендер на закупівлю послуг ФОП, пов’язаних із загальною проєктною діяльністю, а саме організацією та логістичним супроводом одноденної регіональної конференції у м. Харків.
Закупівля здійснюється в межах проєкту «Стійке відновлення Харківщини: від кейсів до процедурних стандартів», який реалізується ГО «Агенція місцевих ініціатив» за підтримки Міжнародного фонду «Відродження».
Перелік послуг, що закуповуються
У межах закупівлі передбачається комплексна організація та логістичний супровід конференції, зокрема:
- пошук, підбір та оренда приміщення для проведення одноденного заходу у м. Харків;
- забезпечення приміщення необхідними умовами для безпечного проведення заходу, включно з наявністю доступного укриття;
- підготовка приміщення до проведення конференції та організація простору для роботи учасників;
- оренда та технічне забезпечення необхідним обладнанням: звукове обладнання, мікрофони, екран/проєктор або інше презентаційне обладнання, обладнання для демонстрації матеріалів та інші технічні засоби відповідно до програми заходу;
- забезпечення технічного супроводу під час проведення конференції;
- організація харчування учасників заходу відповідно до затвердженої програми та фактичної кількості учасників;
- забезпечення кейтерингу для учасників;
- організація зони реєстрації учасників;
- розміщення інформаційних та робочих матеріалів конференції;
- організаційний супровід учасників у день проведення заходу;
- координація роботи залучених технічних та сервісних працівників;
- оперативне вирішення організаційних та технічних питань під час заходу;
- за потреби — забезпечення резервних технічних рішень у разі перебоїв з електропостачанням або зв’язком.
Умови надання послуг
- Форма співпраці: договір про надання послуг з фізичною особою-підприємцем.
- Місце проведення: м. Харків.
- Формат: одноденна регіональна конференція.
- Орієнтовна дата проведення: у період з 10 до 30 жовтня 2026 року. Конкретна дата буде погоджена із переможцем тендеру.
- Орієнтовна кількість учасників: 90 – 110 осіб.
- Тривалість: 1 день.
- Період організаційної підготовки: до проведення заходу та безпосередній супровід у день конференції.
Учасник тендеру має врахувати, що захід проводитиметься в умовах воєнного стану. Локація повинна відповідати вимогам безпеки та передбачати доступне укриття. Проєктом також передбачено контроль доступу, безпечні маршрути та резервні організаційні рішення.
Приміщення та організаційні рішення мають забезпечувати можливість проведення повноцінної конференції із презентаціями, модерованими дискусіями та цифровим збором пропозицій.
Кваліфікаційні вимоги до учасників
До участі запрошуються ФОП, які мають:
- досвід організації та логістичного супроводу конференцій, форумів, тренінгів, семінарів або інших публічних заходів;
- досвід організації заходів із кількістю учасників від 50 осіб;
- можливість забезпечити оренду відповідного приміщення у м. Харків;
- можливість забезпечити технічне обладнання та його супровід;
- можливість організувати харчування учасників;
- спроможність забезпечити комплексний організаційний та логістичний супровід заходу;
- досвід роботи з громадськими організаціями та/або міжнародними донорськими проєктами бажано.
Вимоги до учасників тендеру
Учасники тендеру НЕ повинні:
- перебувати в процесі ліквідації або мати відкрите провадження у справі про банкрутство;
- знаходитися у санкційних списках;
- мати заборгованість зі сплати податків та інших обов’язкових платежів;
- мати посадових осіб, засуджених за шахрайство, корупційні правопорушення, участь у злочинній організації або відмивання коштів;
- мати конфлікт інтересів із представниками ГО «Агенція місцевих ініціатив», залученими до проведення закупівлі.
Для участі в тендері необхідно подати
- інформацію про ФОП та реєстраційні документи;
- короткий опис досвіду організації аналогічних заходів;
- портфоліо або перелік проведених заходів із зазначенням замовника, формату, кількості учасників та року проведення;
- опис запропонованого формату організації конференції;
- інформацію про запропоноване приміщення із зазначенням адреси, місткості, технічних можливостей та інформації про наявність укриття;
- перелік технічного обладнання, яке буде доступне під час проведення заходу;
- опис запропонованого харчування;
- деталізовану цінову пропозицію із розбивкою за основними складовими послуг: оренда приміщення, технічне забезпечення, харчування, логістичний та організаційний супровід та інші витрати;
- лист про відповідність — підтвердження відповідності учасника вимогам тендеру та відсутності конфлікту інтересів;
- за наявності — рекомендації або відгуки попередніх замовників.
Критерії оцінки пропозицій
- відповідність технічному завданню та вимогам закупівлі - 25%;
- досвід організації аналогічних заходів та спроможність забезпечити комплексний супровід - 25%;
- якість запропонованого організаційного рішення, локації та технічного забезпечення - 20%;
- оптимальне співвідношення ціна/якість - 30%.
Процедура розгляду пропозицій
Розгляд тендерних пропозицій здійснюватиме Тендерний комітет ГО «Агенція місцевих ініціатив».
Рішення Тендерного комітету оформлюється протоколом.
За потреби із учасниками, пропозиції яких відповідають встановленим вимогам, можуть бути проведені додаткові переговори щодо організаційного формату, локації, переліку послуг та вартості.
Усі учасники будуть повідомлені про результати тендеру електронною поштою.
Терміни
Кінцевий термін подання пропозицій: 10 вересня 2026 року, 23:59.
Розгляд пропозицій та визначення переможця: не пізніше 20 вересня 2026 року
Орієнтовний період проведення конференції: 10–30 жовтня 2026 року.
Місце проведення: м. Харків.
Контакти для подання пропозицій: info@initiativeslocal.com.ua
Тема листа: «Тендер – організація та логістичний супровід конференції»
Додаткові запитання щодо умов тендеру можна надсилати на вказану електронну адресу.
Важливо
Неповний пакет документів може бути підставою для відхилення тендерної пропозиції.
Подання пропозиції означає згоду учасника з умовами проведення тендеру.
Витрати на підготовку тендерної пропозиції не відшкодовуються.
Замовник залишає за собою право:
- відхилити всі пропозиції;
- запросити додаткову інформацію або документи від учасників;
- провести переговори з учасниками щодо умов пропозиції;
- змінити дату проведення заходу в межах визначеного періоду;
- скасувати тендер до моменту укладення договору.
